Gemäss der aktuellen Studie «Social Media Schweiz 2012» gehören Social Media bereits für zwei Drittel der Schweizer Unternehmen zum Geschäftsalltag. Trotz aktueller Unsicherheit hinsichtlich des Kosten-Nutzen-Verhältnisses zeichnet sich in der Tendenz ein zunehmender Einfluss von Social Media auf die Vertriebs-, Marketing- und PR-Bemühungen von Unternehmen ab. Dies mündet auch in diversen rechtlichen Fragen und Unsicherheiten, insbesondere in Bezug auf den Einsatz von Social Media durch Unternehmen und deren Nutzung durch die Mitarbeitenden.
Chancen und Risiken
Social Media bieten dem Unternehmen die Möglichkeit, mit den Kunden in einen Dialog zu treten, und beinhalten somit ein bedeutendes Mobilisierungspotential. Ebenso eröffnen Social-Media- Auftritte neue Wege, das Image der Unternehmung zu pflegen, das Dienstleistungs- und Produkteportfolio zu bewerben und die Kundenbindung zu verstärken.
Allerdings beinhaltet der Unternehmensauftritt auf Social-Media-Plattformen auch Risiken. Ein Beitrag auf Facebook oder ein sogenannter Tweet ist schnell geschrieben und kann mit wenigen Mausklicks veröffentlicht und damit der ganzen Welt zugänglich gemacht werden. Gefahren drohen aber auch durch eine inoffizielle Unternehmenskommunikation, wenn z.B. Mitarbeitende auf eigene Faust über das Unternehmen kommunizieren und dabei unter Umständen Firmen-Interna, Geschäftsgeheimnisse etc. veröffentlichen. Auch Probleme mit «versteckter» Werbung sind nicht auszuschliessen – so beispielsweise wenn die eigenen Mitarbeitenden unter Pseudonymen auf Social-Media-Plattformen für das Angebot des Unternehmens werben oder positive Produktekritiken bzw. -empfehlungen abgeben.
Rechtliche und organisatorische Präventionsmassnahmen
Aus rechtlicher und organisatorischer Sicht bieten sich zur Eindämmung der genannten Risiken diverse Massnahmen an. So können interne Richtlinien beispielsweise vorsehen, dass die Unternehmenskommunikation immer über die offiziellen Social-Media-Kanäle des Unternehmens zu geschehen hat und keine eigenmächtige Kommunikation unter Verwendung von Firmen- oder Markennamen geduldet wird.
Weiter sollte das Unternehmen die internen Verantwortlichkeiten für die Bewirtschaftung dieser Kommunikationskanäle definieren und allenfalls Sicherungsmassnahmen vorsehen, welche z.B. eine vorschnelle bzw. eigenmächtige Veröffentlichung verhindern. Ebenfalls sinnvoll sind – je nach Branche – Präventionsmassnahmen gegen «versteckte» oder unlautere Werbung.
Natürlich ist in diesem Zusammenhang immer die Verhältnismässigkeit zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens und dem Recht auf freie Meinungsbildung bzw. -äusserung der Mitarbeitenden zu wahren. Nicht zu vergessen ist zudem die regelmässige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden.
Social Media am Arbeitsplatz
Ob und wie die Mitarbeitenden (privaten) Zugriff auf das Internet und damit auf Social-Media-Plattformen haben, kann der Arbeitgeber bestimmen. Bestehen keine Regeln, können die Mitarbeitenden davon ausgehen, dass eine private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz in vernünftigem Umfang gestattet ist. Ein Arbeitgeber, der die private Nutzung der unternehmenseigenen Kommunikationsmittel generell oder in Bezug auf einzelne Angebote verbieten oder einschränken will, muss deshalb für entsprechende Regeln sorgen. In technischer Hinsicht kann beispielsweise eine zeitgesteuerte Sperrung die Missbrauchsmöglichkeiten präventiv einschränken. Aus rechtlicher Sicht sollte mindestens der zulässige Umfang der privaten Nutzung festgelegt werden.
Allerdings ist im Zusammenhang mit Sperrungen und Filterungen von Inhalten in der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur anzumerken, dass in Zeiten des Smartphone-Booms Social-Media- Angebote zu einem grossen Teil über diesen (meist privaten) Kanal genutzt werden. Es ist deshalb auch wichtig, verbindliche Regelungen über die Nutzung privater Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz zu treffen.
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