Der Januar ist die beste Zeit, um wieder einmal gründlich aufzuräumen.
Weihnachtskartons verstauen, Spinnweben entfernen und die Zettelwirtschaft im Arbeitszimmer beseitigen – all diese Tätigkeiten lassen sich zum Jahresbeginn leicht erledigen, wenn der Reiz des neuen Jahres uns so richtig Schwung verleiht. Es lohnt sich, den Schreibtisch gut zu organisieren und alle Quittungen und Rechnungen übersichtlich zu sortieren – das spart viel Zeit, wenn die Steuererklärung ansteht.
Warum das Papierchaos den Arbeitsfluss beeinträchtigt
Ein ordentlicher Schreibtisch ist nicht nur ein schöner Anblick, sondern trägt auch zu einer produktiven und stressfreien Arbeitsumgebung bei. Wenn alle Dokumente und Büromaterialien leicht zugänglich sind, kann man sich schnell und produktiv auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Dagegen schafft ein chaotischer Arbeitstisch Ablenkungen und erfordert zusätzliche Zeit und Energie, um sich einen Überblick zu verschaffen oder Unterlagen zu finden. Oft ist Zeitmangel der Grund dafür, dass sich Rechnungen, Belege und Schriftverkehr auf dem Schreibtisch türmen und zu einem schleichenden Anwachsen der Unordnung führen. Wenn das kreative Chaos ein bestimmtes Maß überschritten hat, ist es nicht mehr so leicht, zu einer sinnvollen Ordnung zurückzufinden. Es lohnt sich daher, etwas Zeit zu investieren, damit aus dem Chaos-Schreibtisch wieder ein Ort wird, an dem das Arbeiten Spaß macht.
Wie gelangt man zu mehr Effizienz auf dem Schreibtisch?
Besonders für Beschäftigte, die sowohl remote als auch im Homeoffice arbeiten, ist gutes Schreibtischmanagement eine Voraussetzung für stressfreies Arbeiten. Wenn es nicht gelingt, private Belege von Firmenquittungen zu trennen oder man nicht genau weiß, welche Unterlagen sich im Büro befinden und welche im heimischen Arbeitszimmer liegen, schafft dies unnötig Stress. Eine gut sortierte Ablage ist auch maßgeblich für die reibungslose und fehlerfreie Abgabe der Steuererklärung. Einkommensnachweise, Belege für Werbungskosten oder Tankquittungen – nur wenn alle wichtigen Unterlagen vorhanden sind, kann man erfolgreich die jährliche Steuererklärung ausfüllen und steuerliche Vorteile nutzen.
Wie Sie Ihren Schreibtisch in eine produktive Zone verwandeln
Wer das Schreibtischchaos nachhaltig beseitigen will, braucht einen strukturierten Ansatz. Folgende Schritte können Ihnen dabei helfen:
- Sortieren der Belege
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Dokumente und sortieren Sie die Zettel nach verschiedenen Aspekten, wie beispielsweise
- wichtige Dokumente,
- Aufgaben,
- Notizen,
- und Ablage.
Dabei können Sie bereits bei jedem Zettel entscheiden, ob Sie ihn behalten, archivieren oder wegwerfen wollen. Alle Belege und Papiere, die Sie nicht mehr benötigen, entsorgen Sie sofort.
- Ordnen nach Kategorien
Erstellen Sie dann eine Ordnungsstruktur, um die verbleibenden Belege sinnvoll zu organisieren. Oberbegriffe für Ausgaben wie „Versicherungen“, „Haus“, „Gesundheit“ oder „Auto“ weisen jedem Beleg eine Überschrift zu und helfen, verschiedene Belege zusammenzufassen. Nutzen Sie dafür entweder Ordner oder Ablagefächer, die Sie klar und systematisch beschriften, um den Zugriff zu erleichtern. Investieren Sie in qualitativ hochwertige Lösungen für die Ablage, um dauerhafte Ordnung zu schaffen.
- Wichtiges digitalisieren
Wichtige Dokumente lassen sich per Scanner digitalisieren und auf dem Computer oder in der Cloud speichern. Das reduziert die Ablage auf dem Schreibtisch und ermöglicht eine leichte elektronische Suche nach Stichworten. Zudem bietet Digitalisierung eine zusätzliche Sicherung der Belege. Nutzen Sie für die digitale Ablage die gleiche Struktur wie für die papierhafte Ablage.
