Geschäftsreise: Planung und Tipps für eine produktive Gestaltung

 

 

Eine Geschäftsreise birgt einige Herausforderungen und Stolperfallen. Fehlende oder abgelaufene Dokumente, unvorteilhaftes Gepäck oder leere Batterien sind nur einige davon. Damit Sie sich auf einer geschäftlichen Reise auf das Kerngeschäft und das Knüpfen neuer Kontakte konzentrieren können, sollten Sie daher im Vorfeld einige Überlegungen anstellen.

Planung der Arbeit unterwegs

Kaum etwas ist ärgerlicher, als die Zeit der Reise nicht produktiv nutzen zu können. Damit keine leeren Akkus die Arbeit behindern, sind portable Zusatz-Akkus von Vorteil. Gerade bei Zugreisen ist eine Stromversorgung nicht immer gewährleistet. Oft sind Steckdosen nur spärlich vorhanden oder gerade belegt. Mit einer Powerbank inklusive USB-Kabel steht einer langen Nutzung Ihres Notebooks oder Smartphones unterwegs nichts im Wege.

Reisedokumente

Einer der wichtigsten Punkte betrifft vollständige und gültige Reisedokumente. Die wichtigsten umfassen:

  • Personalausweis
  • gegebenenfalls Reisepass
  • Führerschein
  • Auslandsreisekrankenversicherung
  • gegebenenfalls Visum (rechtzeitig zu beantragen)

 

Ergänzt werden diese Reisedokumente durch Zahlungsmittel (Kreditkarte, Girocard und Bargeld). Mit Visitenkarten hinterlassen Sie einen positiven Geschäftseindruck. In einigen asiatischen Ländern sind diese sogar unverzichtbar.

Reiseausstattung

Da meistens für eine kurze Business-Reise kein großer Koffer benötigt wird, ist es der perfekte Anlass sich einen praktischen Geschäfts-Trolley und ein handliches Bordcase zuzulegen. Darin finden Sie dann genügend Platz für die wichtigsten Gepäckgegenstände. Außerdem haben diese Transport-Utensilien den Vorteil, meist als Handgepäck deklariert zu werden. Diese Transport-Möglichkeiten sorgen für eine wettergeschützte Unterbringung von Geschäftskleidung, Geräten und Dokumenten.

Gepäck durchdacht packen
Es empfiehlt sich, zunächst alle Dinge der Packliste außerhalb des Koffers zu sortieren. Sperrige Gegenstände sollten zuerst im Koffer oder Trolley untergebracht werden. Vorteilhaft ist es, am Rand zu beginnen und sich anschließend ins Innere des Koffers vorzuarbeiten. Hinsichtlich der Kleidung ist es ratsam, auf gut kombinierbare, neutrale Farben zu achten. Dies hilft dabei, Platz zu sparen. Knitterfreie Stoffe sind zu bevorzugen.

Kennzeichnung der Gepäckstücke
Durch eine entsprechende Kennzeichnung finden Geschäftsreisende eine Möglichkeit, Zeit zu sparen. Ein Banner mit der Aufschrift “Zerbrechlich” kann am Flughafen die Wartezeit verkürzen, wenn die dortigen Mitarbeiter dies berücksichtigen und ihn auf das sonstige Gepäck legen.

Zweites Reiseetui
Bei häufigen Geschäftsreisen empfiehlt es sich, ein zweites Reisenecessaire mitzuführen. Pflegeprodukte müssen Sie dann nicht bei jeder Reise erneut packen und können stattdessen jeweils ein vollständiges Reiseetui im Koffer lassen. Die meisten dieser Produkte finden Sie zudem in passender Größe für das Handgepäck.

Sicherheitskontrolle: Wartezeit reduzieren
Die Gegenstände sollten Sie bei der Sicherheitskontrolle am Flughafen in der Reihenfolge in die Ablage legen, in der Sie sich nach der Kontrolle wieder einkleiden. Die Koffer und Taschen kommen hierbei erst zum Schluss.

Jetlag vermeiden

Geschäftsreisende sollten die Zeitzonen und Himmelsrichtungen beachten. Wer weit in den Westen fliegt, hat gefühlt einen längeren Tag, worauf sich der Körper besser einstellen kann. Wer in den Osten fliegt, reist einige Stunden in die Zukunft und sollte daher schon einige Tage vor Antritt der Reise etwas früher schlafen gehen. Es empfiehlt sich, die Uhr schon im Flugzeug auf die Zeit am Ankunftsort zu stellen.

Örtliche Gepflogenheiten
Erfolgreiche Geschäftsleute passen sich der örtlichen Kultur an. Informieren Sie sich im Vorfeld über die Eigenheiten des Gastlandes. In vielen Ländern Asiens ist beispielsweise das Überreichen der Visitenkarte obligatorisch.

WLAN-Versorgung
Oftmals sind öffentliche WLANs im Hotel langsam. Wer auf eine leistungsstarke Internetverbindung angewiesen ist, findet in Pocket-Routern eine Lösung. Die günstigen und schnellen Geräte passen ins Handgepäck und lassen sich an das vorhandene Netz anschließen. Die begrenzte Reichweite genügt meist, um auf dem Hotelzimmer problemlos arbeiten zu können.